Quelle différence entre un entretien professionnel et un entretien individuel ? Zoom sur ces temps forts d’échanges au sein de l’entreprise.

Durant votre carrière, vous aurez de multiples entretiens professionnels. Entretien de recrutement, entretien professionnel obligatoire, entretien individuel, entretien d’évaluation… On fait le point avec vous sur ces échanges formels au sein de l’entreprise.

Quels sont les entretiens possibles dans une entreprise ?

  • L’entretien de recrutement est celui qui vous ouvre potentiellement les portes d’un emploi. Il peut être mené par le DG, le responsable des ressources humaines, un manager pour échanger sur votre candidature à un poste au sein de l’entreprise. Bien souvent, c’est une série d’entretiens qui s’enchaînent sur plusieurs semaines.
  • Inscrit dans le Code du travail, l’entretien professionnel obligatoire doit avoir lieu au bout de 2 ans d’ancienneté puis être reconduit tous les deux ans. Il porte sur l’évolution professionnelle et la question de la formation de chaque salarié.
  • L’entretien individuel, appelé aussi entretien d’évaluation, donne l’occasion à chaque salarié de faire un bilan de son activité avec son supérieur hiérarchique.

Entretien dans l’entreprise : quelle obligation ?

S’il parait évident qu’un entretien de recrutement doit être organisé en vue d’une embauche, sur la création d’un poste ou le remplacement d’un collaborateur sur le départ, quelle obligation l’entreprise a-t-elle ensuite en matière d’entretien avec un salarié ?

  • Seul l’entretien professionnel a un caractère obligatoire, à organiser tous les deux ans. Cette obligation est inscrite dans le Code du travail (article L. 6315-1). Si le service RH ou votre manager ne l’évoque pas à l’approche de deux années d’ancienneté, n’hésitez pas à les solliciter. L’entreprise risque d’ailleurs une sanction si elle ne le fait pas !
  • L’entretien professionnel est également obligatoire après une période d’interruption correspondant à un congé maternité, un congé parental, un congé sabbatique, un arrêt de maladie de plus de 6 mois, etc.
  • L’entretien individuel est organisé par un responsable de service, un membre des ressources humaines ou un manager. Il n’y a pas d’obligation légale d’en organiser, et encore moins de mention sur la périodicité. En revanche, pour tout entretien individuel, le salarié doit être prévenu à l’avance comme le prévoit l’article L. 1222-3 du Code du travail.

Bon à savoir : si vous êtes convoqué à un entretien obligatoire ou à un entretien d’évaluation, vous devez forcément accepter. Vous pouvez demander à modifier la date mais la tenue de l’entretien n’est pas facultative !

Quels sont les objectifs de l’entretien obligatoire et de l’entretien individuel ?

Chaque entretien a des objectifs qui sont propres à l’entreprise et à chaque salarié.

  • Lors d’un entretien professionnel obligatoire, l’entreprise va recueillir des informations auprès de chaque collaborateur lui permettant d’évaluer avec lui ses besoins de formation, les compétences dans lesquelles il se sent à l’aise et celles qu’il souhaite améliorer ou apprendre. Cela se fait dans la perspective de son évolution professionnelle au sein de l’entreprise ou dans le cadre d’une mobilité externe. Pour l’entreprise, toutes ces informations lui permettent de définir au plus juste les besoins de montée en compétences et de bâtir son Plan de développement des compétences.
  • De son côté, l’entretien individuel est organisé pour faire le bilan d’activité d’une personne salariée sur une période donnée, majoritairement à la demande de l’entreprise. Il peut s’agir d’un moment important pour vous : celui de faire part de la tenue de vos objectifs fixés plusieurs mois auparavant, propice à une demande d’augmentation individuelle. En face à face, cet échange est une opportunité à saisir pour faire le bilan de votre année de travail et valoriser votre implication.

Comment se déroule un entretien professionnel ou un entretien individuel ?

Le déroulement de l’entretien professionnel

Votre supérieur va vous informer de la date et de l’heure de cet entretien professionnel. Selon l’entreprise, cette dernière peut vous fournir une trame d’entretien professionnel pour vous aider à préparer les échanges. Elle s’appuie sur les quatre thématiques préconisées par le ministère du Travail :

  • L’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi ;
  • Les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié ;
  • L’évaluation de son employabilité ;
  • La réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel.

Lors de l’entretien, vous discuterez de ces différents points avec votre N + 1, le responsable de service, le DRH ou un chargé des ressources humaines ou le DG, en fonction de l’organisation de votre entreprise. Prévoyez d’une à deux heures pour cet entretien obligatoire.

Un compte-rendu sera établi par la personne qui aura mené l’entretien. Il vous sera remis deux exemplaires à relire et à signer, avant d’en conserver un, l’autre étant pour les RH.

Le déroulement de l’entretien individuel

Votre manager ou responsable d’équipe va vous indiquer une date d’entretien individuel. Pour vous y préparer, vous pouvez compiler vos résultats chiffrés, comparer vos actions aux objectifs qui vous étaient clairement assignés. Bien souvent, pour faciliter les échanges le service RH ou votre responsable vous transmet une grille d’évaluation. C’est un outil de médiation pratique pour un déroulé fluide de l’entretien. Généralement cette grille d’entretien d’évaluation annuelle porte sur quatre grandes thématiques :

  • Les connaissances et compétences techniques propres à votre métier pour assurer l’ensemble de vos missions.
  • L’évaluation de vos savoir-faire mis en œuvre dans votre quotidien professionnel (en-deça du niveau attendu, bon niveau, excellente maîtrise, etc.).
  • L’évaluation des savoir-être : autonomie, sens des responsabilités, esprit d’équipe, coopération, ponctualité, respect des deadlines, etc.
  • Atteinte des objectifs chiffrés : cela est particulièrement mis en avant dans les entretiens de poste de commerciaux, dans la vente et le marketing où le développement du chiffre d’affaires est au cœur des missions.

Bon à savoir : l’entretien individuel est le moment de poser toutes vos questions sur la stratégie de l’entreprise, les objectifs généraux de la société et de votre service en particulier, et la façon aussi dont les collaborateurs vous perçoivent. C’est un dialogue constructif.

Si un compte-rendu de l’entretien peut vous être remis dans les jours qui suivent cet échange, il n’est en rien obligatoire. Par contre, pour tenir des objectifs, votre employeur doit vous en faire part à l’écrit, et de façon très précise pour que le prochain entretien individuel se base sur ces objectifs à atteindre.

Entretien professionnel et entretien individuel : quelle périodicité ?

  • Deux ans ou à la suite d’une longue interruption de travail pour l’entretien professionnel obligatoire. Tout est inscrit dans la Loi !
  • Tous les 6 mois, tous les ans, tous les deux ans… voire jamais pour l’entretien individuel qui s’organise selon une récurrence choisie par le dirigeant de l’entreprise ou le service des ressources humaines. Chaque entreprise est libre d’organiser à la fréquence qu’elle souhaite l’entretien d’évaluation. Il est très souvent annuel.

Entretien professionnel et entretien individuel : quel suivi ?

Après votre entretien professionnel, le service RH devrait vous faire des propositions de formation si vous avez statué en ce sens lors de votre discussion. Il peut aussi découler de cet échange, une évolution de votre poste, avec un aménagement ou une prise de responsabilités, par exemple.

Quel suivi après un entretien individuel ? Au-delà de la reconnaissance et des compliments qui auront pu vous être faits durant l’entretien, le Graal reste d’obtenir une augmentation individuelle de salaire et pas simplement une augmentation collective. Cela peut demander de nouveaux entretiens avec différents interlocuteurs internes pour la négociation et la fixation de nouveaux objectifs en lien avec cette augmentation salariale.

Entretien professionnel et entretien individuel dans la Fonction publique

La Direction générale de l'Administration et de la Fonction publique prévoit « un droit pour chaque agent ayant effectué cinq ans de services de bénéficier, à sa demande, d’un entretien de carrière conduit par son chef de service ou son représentant. Cet entretien aura pour objet d’évaluer le parcours effectué et d’envisager les possibilités d’évolution professionnelle à l’horizon de deux ou trois ans. » Et au bout de 15 ans, chaque agent peut demander un bilan de carrière.

Bon à savoir : à tout moment de sa carrière, un fonctionnaire peut solliciter un conseiller mobilité-carrière pour évoquer un bilan de compétences, une réorientation professionnelle, etc.

Par ailleurs, l’entretien professionnel annuel, organisé chaque année entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct, porte sur le bilan de l’année écoulée, les objectifs à venir, les besoins de formation, etc.

Fonctionnaire ou salarié, n’hésitez pas à solliciter votre responsable pour un entretien dès que vous en ressentez le besoin, pour faire un point, lever des doutes et être constamment dans l’échange.

(Source : regionsjob.com - Image : fr.freepik.com photo créé par aleksandarlittlewolf)